Управление временем

Введение. Актуальность тайм менеджмента объясняется темпом современной жизни. С развитием технологий жизнь любого среднестатистического человека начала двигаться в разы быстрее. Это можно увидеть на простом примере делового письма: в середине двадцатого века доставка любой важной информации в письменном виде занимала немало времени. В двадцать первом веке промедление смерти подобно: письма доставляются в течение пары секунд, и точно так же срочно требуют ответа. Поэтому увеличивается не только темп жизни, но и скорость мышления. Мышление человека нельзя сравнить с работой механизма, однако у них есть одно общее правило: чтобы управлять большой скоростью, нужен грамотный алгоритм действий, иначе настройки сбиваются и не дают ожидаемого эффекта.

Цель исследования: изучить основные методы учета и контроля тайм-менеджмента персонала предприятия.

Объектом исследования являются тайм-менеджмент предприятия, осуществляющие свою деятельность в Российской Федерации.

Предмет исследования: изучение методов учета и контроля тайм-менеджмента персонала предприятия, а также необходимости тайм-менеджмента на предприятии.

Материал и методы исследования. Материалом для теоретического исследования выступает научная литература по данной теме, работы отечественных и зарубежных ученых.

Методология исследования представлена современным процессным и системным подходами.

Результаты исследований и их обсуждение. В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Тайм-менеджмент — хороший способ повышения эффективности трудоспособности персонала и улучшения показателей работы коллектива. Причиной появления методики, нацеленной на управление временем стало катастрофический дефицит последнего. Людям и предприятиям перестало хватать тех заранее выделенных часов для выполнения работы. Скорее всего, причиной тому — неправильная организация и использование времени. Отвлекающие факторы типа социальных сетей, личных звонков и разговоров на рабочем месте мешают задействовать отделенное время как можно эффективно.

Способы достижения повышения эффективности предприятия являются методы, показанные на рисунке 1:

Рисунок 1 – Методы тайм-менеджмента

Как показано на рисунке 1, методы тайм-менеджмента включают в себя внедрение на предприятие таких обязательных пунктов как постановка конечной цели (и мелких целей, способствующих достижению главной), планирование рабочего процесса на день (неделю, месяц, квартал, полгода, год), расставление и делегирование задач, распределение приоритетов.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия начинается с главного — с планирования. Он больше подходить для предприятий, менеджер которых не лениться распланировать график работы всей компании, каждого отдела и сотрудника по отдельности. Планирование подразумевает расчет времени, которое в среднем уходит на решение определенной задачи, а затем на основании собранной информации подбор количества задач на день, неделю и дальше. Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем. Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

— выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

— телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;

— скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;

— содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;

— присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения .

Таблица 1 – Методы контроля рабочего времени

Методы

Описание

Учет рабочего времени за компьютером

фиксация выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений

содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте

Учет телефонных переговоров

фиксация телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами

Видео-наблюдение

фиксация присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

— итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;

— промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;

— периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;

— избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах .

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии .

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Вывод. В статье проведен анализ методов учета и контроля тайм-менеджмента. В ходе исследования было выявлено, что особую роль играет тайм менеджмент на предприятии. где с недостатком времени сталкиваются все рабочие: от работников низшего звена до главного руководителя. Однако планирование времени в компании является более сложным процессом, чем организация личного дня. Каждый человек применяет методы, которые подходят конкретно ему и являются для него наиболее удобными. В случае с корпоративным тайм менеджментом все обстоит гораздо сложнее.

В статье представлены следующие методы контроля рабочего времени:

— выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

— телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;

— скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;

— содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;

— присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения [

Также в статье было определено, что до того, как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. В работе рассмотрены две такие стратегии: стратегия принуждения; стратегия убеждения.

В заключении хотелось бы отметить, что грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Список литературы:

Бронникова Е.М. Инструменты личного и корпоративного тайм-менеджмента в деятельности сотрудников в бизнес-среде // Бизнес и дизайн ревю. 2016. — Т. 1. № 4 (4). — С. 9.

Иванов Д. Д., Шатунова О. В. Эффективные инструменты тайм-менеджмента современного школьника // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2015. – Т. 25. – С. 126–130.

Мищенко Е.С., Дубровская Н.В. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации // Университет им. В.И. Вернадского. – 2017. — №3(41). – С.208-221.

где:

MAXz — максимальное значение замера элемента;

MINz — минимальное значение замера.

Нормативное значение нужно сравнить с данными, приведенными в таблице:

Тип производства

Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15с

Машинная работа

Машинно-ручная работа

Ручная работа

Крупносерийное

1,1

1,5

Серийное

1,1

1,3

1,7

Мелкосерийное

1,1

1,7

2,3

Если коэффициент превышает указанное значение, значит, замер произведен некорректно. При этом либо проводится повторное наблюдение, либо ряд замеров очищается от значений, которые отклоняются от средней величины более чем на 10-15%.

Бланк хронометражного наблюдения:

Как осуществляется интерпретация хронометража

Анализ данных по хронометражу осуществляется посредством:

  • визуализации статистики действий сотрудника;
  • построения уравнений зависимости количества произведенной продукции от различных факторов;
  • сравнения фактической производительности сотрудников с плановой, эталонной;
  • выявления нерациональных действий сотрудника в ходе выполнения операций;

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно. Конечным итогом должно стать появление норматива рабочего времени на конкретную операцию.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа на предприятии принимаются кадровые решения, издаются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, расположению инструментов, оснастки и оборудования, изменению численности работающих на участке, оптимизации производственного процесса в целом.

Пример:

По итогам хронометража операции по изготовлению гнутого профиля установлено, что производство одной единицы изделия длиной 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно посчитать, сколько времени уйдет у одного работника на изготовление партии из 1000 единиц: 1000 × 39 = 39 000 с, что составит 10,83 часа рабочего времени.

Имея планы по выпуску продукции на период, далее можно вычислить не только требуемое количество работников определенной квалификации, но и эффективно планировать другие аспекты деятельности. Например, зная время, за которое отпущенные в производство материалы превратятся в готовую продукцию, можно планировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.

Наши эксперты подготовили образец хронометража рабочего времени, включающего измерения длительности трудовых движений сотрудника:

Пример хронометража:

Итоги

Хронометраж рабочего времени — инструмент, с помощью которого можно оптимизировать бизнес-процессы компании. Правильно проведенный хронометраж дает информацию, помогающую эффективно управлять не только рабочим временем, но и другими процессами, например, логистикой. На практике хронометраж сочетается с другими методами исследования рабочего времени, в частности фотографией рабочего времени.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Планы меняются, появляются новые проекты, и жизнь постоянно преподносит нам «сюрпризы”, которые могут полностью разрушить наши тщательно сбалансированные графики. Иногда мы можем предвидеть эти изменения, но зачастую — нет. А значит, эффективная стратегия управления временем должна быть адаптируемой. Давайте рассмотрим три эффективные стратегии управления временем, которые помогут вам справиться с неожиданными, стрессовыми и неизбежными ситуациями.

Прокрастинируйте с умом

Начнем с прокрастинации — промедлении в выполнении поставленных задач. По мнению психологов, промедление часто является реакцией тревоги. Если мы беспокоимся о годовой презентации перед советом директоров или о важном проекте, наш мозг думает: «Если у меня нет уверенности, что я могу это сделать, я даже не буду пытаться. Отложу, пока не почувствую себя более уверенным”. Это звучит знакомо, потому что на самом деле все откладывают на потом, и это совершенно не связано с ленью или отсутствием мотивации.

Чем более значимой для нас является задача, тем больше вероятность того, что мы не сможем ее выполнить. И этот эффект еще более выражен у людей, страдающих хроническим тревожным расстройством.

Говорить кому-либо «прекратить проволочки” — это все равно что сказать кому-то, кто страдает от тревоги, «перестать беспокоиться”. Такой совет непродуктивный. Мало того, это даже немного оскорбительно, потому что прокрастинация не отключается с помощью какого-то волшебного переключателя. Исследования показывают, что подобное поведение может быть фундаментальной частью того, чем мы есть.

Так что же нужно сделать с промедлением?

Вы можете приложить усилия, чтобы понять и контролировать его. Знание того, когда и почему вы медлите, является важной информацией для борьбы с прокрастинацией или, по крайней мере, для ее сдерживания. Прогнозирование вашего поведения до того, как вы подойдете к задаче, может помочь регулировать ваше время.

Например, если вам нужно выступить с речью и вы знаете, что очень сильно боитесь публичных выступлений, то можете сделать обоснованное предположение, что в какой-то момент будете откладывать на потом подготовку своей речи. Отлично. Теперь вы можете включить время на прокрастинацию в общее время подготовки выступления.

Еще один способ борьбы с прокрастинацией, основанной на тревоге, — признать, что лучше делать что-то несовершенное, чем совершенно ничего не делать. Вы, вероятно, намного более талантливы, чем думаете. Пусть первый черновик вашей речи будет переполнен «бородатыми” шутками или общими фразами. Дайте ему отлежаться день-другой и снова возьмитесь за свою речь.

Дедлайны — наши друзья

Эффективное управление временем обычно означает успешное планирование сроков проекта, а затем определение приоритетов задач для обеспечения соблюдения этих сроков. Эти более мелкие задачи часто не сопровождаются установленным официальным сроком, поэтому выполнение их вовремя может стать затруднительным. Если одна задача слишком сильно замедляет работу, это может иметь волновой эффект, который, вероятно, приведет к катастрофе для всего вашего графика.

Хитрость заключается в том, чтобы определить свои собственные сроки. Личные дедлайны дают вам некоторые ограничения и параметры того, сколько времени и усилий вы посвящаете каждой задаче. А так как это ваши крайние сроки и они учитывают аспекты вашей личности и стиля работы, которые официальные сроки не берут во внимание, во многих отношениях они более полезны.

Вы можете устанавливать гибкие или фиксированные дедлайны, сроки, которые учитывают перерывы и отвлекающие факторы — все зависит от вашего стиля работы и привычек. Официальные сроки устанавливаются кем-то, кто не является вами, например, вашим руководителем, но вы гораздо более информированы для создания мини-сроков, потому что знаете, сколько времени и усилий вам требуется для выполнения определенных задач.

Если вы испытываете желание нарушить свои собственные сроки, делайте это только по уважительной причине.

Найдите время для перерывов

В современном мире отвлекающие факторы повсеместны: звуки оповещений в мобильных, мигающие уведомления, баннеры на сайтах, рекламные рассылки.

Некоторые статьи, которые предлагают «эффективные стратегии управления временем”, скажут вам ограничить использование интернета на работе. Многие работодатели по-прежнему ограничивают и контролируют использование интернета, чтобы их сотрудники не поддавались искушению отвлекаться. И, конечно же, есть программы, которые вы можете установить, чтобы ограничить время, затрачиваемое на отвлекающие сайты, но что, если вам нужен доступ к этим сайтам для работы?

Поскольку мы все сталкиваемся с постоянным натиском отвлекающих факторов, возможно, попытка избежать их — неправильный подход. Более реалистичная стратегия тайм-менеджмента должна признавать, что они неизбежны, и предоставить варианты для подготовки к ним.

Вы можете подготовиться к отвлекающим факторам, управляя своей рабочей нагрузкой таким образом, чтобы она учитывала их. Один из способов — дать себе больше времени, чем нужно для выполнения задачи (с установленным вами сроком). Другой — дать себе время, чтобы отвлечься. Делайте перерывы, когда выполняете более простые задачи. Или проверяйте возможные интернет-отвлекающие факторы, прежде чем приступить к важной работе.

То, как вы управляете своим временем, будет зависеть от многих факторов, включая вашу личность и даже то, что вы ели на завтрак. Главная идея — оставаться гибким, независимо от того, имеете ли вы дело с промедлением, сроками или отвлечениями. Установите дедлайны, но также будьте готовы адаптироваться, когда эти сроки будут нарушены. Просто имейте в виду, что такое возможно, и попытайтесь расслабиться и сделать глубокий вдох, когда это произойдет.

Помните: управление временем — это навык, которому можно (и нужно) обучаться.

ОСОБЕННОСТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В РОССИИ

Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы:

  • руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.
  • Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

Российская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной экономике внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений ( возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты .

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.

В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи.

Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.

В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *