Планировщик задач

  • Павел Чуйкин
  • 26.02.2020
  • Категории: Статьи

Среди множества планировщиков задач мы выбрали 10 современных вариантов. Эти приложения помогут организовать личную жизнь и работу, повысят количество выполненных дел, не дадут забыть о важных вещах и освободят голову от постоянного «шума». Если в нашем топе нет программы, которой пользуетесь вы, то пишите ее название в комментариях и расскажите, чем она нравится.

TickTick

Планировщик TickTick поможет разобраться с делами и установить напоминания, добавляя к задачам подпункты, теги, файлы и документы. Дела группируются в тематические папки и стеки.

В TickTick есть поддержка голоса, поэтому задачи можно ставить не только письменно. А для улучшения концентрации при работе создатели добавили классический и удобный таймер в стиле pomodoro. TickTick есть в виде приложений для Android и iOS и как расширение браузеров Google Chrome и Firefox.

Any.do

Any. do — пожалуй, самый минималистичный менеджер задач в нашем списке. При этом у приложения много возможностей, включая добавление тегов к делам, напоминания привязанные к месту или времени, вложения и структурированные подзадачи.

С Any.do удобно ходить за покупками, записывая нужные продукты или товары во встроенном заметочнике, а для детальной планировки дел тут есть календарь. Составленными задачами, списками покупок и поездками удобно делиться с членами семьи, коллегами и друзьями. Any. do поддерживает управление голосом (Alexa и Siri) и доступен на Android и iOS.

Trello

Trello — одно из самых популярных приложение с канбан-досками. Это удобные карточки с делами, которые рассортировываются по тематическим столбикам. Каждому заданию присваивается название, прикрепляются документы, файлы, добавляются участники и сроки выполнения, расписываются подробности дела и так далее.

Чаще всего Trello используется не только в личных целях, но и для работы. Приложение помогает маленьким или большим компаниям, корпорациям и СМИ. Своя рабочая доска в Trello есть и у автора этого материала.

В Trello организована детальная визуальная настройка: можно установить задний фон, прикрепить к карточке картинку, загрузить видео или покрасить в другой цвет. Trello есть в виде веб-версии с расширениями для Chrome и Firefox, отдельной программой для Windows и MacOS или в виде приложения на Android и iOS.

Notion

Не совсем планировщик задач, но возможности Notion позволяют превратить его как в простой инструмент для ведения списка дел, так и в целый органайзер на манер Trello. В приложении пользователь получает чистую страницу, на которую можно добавлять разнообразные блоки информации. Соответственно можно создать планировщик задач под свои потребности или под текущий проект. А для того, чтобы облегчить пользователю эту задачу в Notion есть готовые шаблоны, которые можно редактировать.

Google Keep

Планировщик задач Google Keep получил меньше всего функций среди всех приложений из списка. Но это не мешает сервису быть удобным, полезным и простым в работе.

Google Keep часто используют для заметок, списков покупок, книг к прочтению и кратковременных дел. Задачи тут представлены в виде карточек, куда крепятся списки, файлы, рисунки, фото, документы и прочее. Карточкам можно изменить цвет и прикрепить вверху экрана, если этой заметкой (или заметками) пользуются чаще других.

У Google Keep есть мощная интеграция с другими сервисами Google, поэтому из любого письма или документа в Google Docs или Gmail быстро создается заметка в Google Keep, а задачи удобно просматриваются через «Google Календарь». Google Keep представлен приложениями на Android и iOS и расширением для Chrome.

Microsoft To-Do

У компании Microsoft тоже есть свой планировщик задач. Microsoft To-Do не выделяется обилием возможностей, зато прост в использовании. Есть базовые списки дел, задачи и напоминания, а также смарт-рекомендации по спискам и датам выполнения. Все это отправляется нужным людям и синхронизируется с другими программами компании — Outlook и Office 365.

Microsoft To-Do представлен в виде программы для Windows и приложений на Android и iOS.

Todoist

Приложение Todoist уже давно стало «Выбором редакции» в магазине Google Play и часто попадает в топы самых-самых планировщиков. Функционал программы действительно огромен, но часть фишек открываются только при покупке платной версии.

Но даже без этого, Todoist позволяет создавать подробные списки дел и напоминания, сортировать их по категориям, дням недели, месяцам и тегам, настраивать фильтры, ставить цвета и отправлять задачи другим пользователям приложения.

Помимо этого Todoist умеет подбадривать, показывая статистику выполненных дел, раздавая призы и достижения.

В Todoist есть привязка к файлам из Google Диска» и Dropbox, а также совместная работа с кучей других сервисов. Не забыли о поддержке управления голосом. Todoist работает, как веб-сервис, приложение для Windows, Android и iOS, а также расширениями для браузеров Google Chrome и Mozilla Firefox.

Remember The Milk

Симпатичное приложение Remember The Milk поможет справится с базовыми делами: поставить напоминание, указать подробности задачи, ее время и место. Помимо этого, в программе можно создавать списки и отправлять уведомления в социальные сети, мессенджеры или на почту — так вы точно не пропустите встречу, событие или дело.

Для длительных задач позволено ставить промежуточные дела, а проигнорировать просроченные не даст система смарт-списков. Remember The Milk умеет создавать тематические списки дел, включая давно отложенные, невыполненные, часто переносимые и прочее. Есть загрузка файлов из Dropbox или «Google Диска».

Remember The Milk представлен виде расширения для Google Chrome или как приложение на Android и iOS.

Omnifocus

Omnifocus — еще один минималистичный, но разноплановый и проработанный планировщик задач в нашем топе. В приложении есть обилие параметров для каждого дела, включая дату начала и конца задачи, добавление пользователей и места, размера и сложности.

В Omnifocus добавили возможность просматривать текущие задачи и сроки их выполнения, количество завершенных проектов и степень их отработки. Программа также умеет рекомендовать дела в зависимости от места нахождения пользователя. Если тот на работе, то сама предложить ему задачи из нужного списка, а если дома, то напомнит о покупке продуктов, ремонте крана и прочем. Omnifocus доступен только для пользователей iOS или macOS.

WeDo

Сервис WeDo совмещает в себе функции планировщика задач и приложения для выработки полезных привычек. Кроме базовой работы со списками дел, задачами и напоминаниями, тут есть встроенная система изучения состояния пользователя.

WeDo периодически интересуется о настроении, здоровье и физических параметрах пользователя. Приложение выясняет количество потраченного времени на те или иные дела, а потом выдает детальную статистику с рекомендациями. Например, советует чаще выполнять определенный вид дел, потому что после этого у пользователя были самые положительные эмоции. Таким же способом можно выяснить от каких дел настроение улучшалось по минимуму.

Мягкий сброс

Самым простым способом вернуть ваш Galaxy к нормальной работе может стать мягкий сброс и последующая загрузка смартфона в безопасном режиме. Этот метод помогает почти всегда, если проблема «Приложение Экран TouchWiz остановлено» возникает впервые. Однократные сообщения такого рода аппарат выдает при сбоях прошивки или самого пользовательского интерфейса.
Порядок ваших действий:
1) Из включенного аппарата извлекаете аккумулятор;
2) Нажимаете на кнопку питания и удерживаете ее минимум 30 секунд;
3) Устанавливаете батарею на место, фиксируете заднюю крышку;
4) Включаете телефон.
Смысл процедуры — истощение электролитических конденсаторов путем их полной разрядки. Память аппарата перезагружается без посторонних помех. Далее переходите к загрузке своего Samsung Galaxy в безопасном режиме, отключив все сторонние приложения (по крайней мере, временно). Проблема может крыться в их работе. Не помогло, и TouchWiz снова остановился — нужно искать причину в одном из предустановленных приложений или сервисов.

Очистка кэша и данных

1) Зайдите в «Настройки»;
2) Найдите диспетчер приложений;
3) Выберите вкладку «Все»;
4) Выберите «Контакты», а затем очистить кэш.
5) Вернитесь в предыдущее меню и выберите настройки телефона;
6) Теперь нажмите «Очистить кэш и очистить данные».
При выборе способа «Очистить данные» будут удалены все изменения, которые вы сделали, чтобы создать собственные настройки приложений. Данный метод не является панацеей, но может решить проблему остановки пользовательского интерфейса.
Примечание: если не получается пройти по рекомендуемой цепочке, постарайтесь закрыть сообщение об ошибке, после чего действовать так: Домашний экран > Легкий режим > Применить. Экран будет обновляться. Если снова выскочило сообщение от TouchWiz, идите в диспетчер менеджер приложений, ищите в разделе «Все» TouchWiz, после чего верните его к настройкам по умолчанию. Удалив свои данные и очистив кэш.
Ничего не помогает? Остается только один вариант — сброс аппарата к заводским настройкам. Напоминаем: не забудьте предварительно выполнить резервное копирование всех данных. В противном случае они будут утеряны безвозвратно.

Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования. Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение).
image
Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени).
Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:
Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.
И пример для наглядности:
поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами
В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.

Предлагаю вам свой список инструментов:

1. Хранилище задач

Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.
Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.
Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.

2. Распределение задач

Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку. Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.
Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).
Прирост по времени за счет понимания, в каком контексте задачу решать, что облегчает осмысление задачи. Тут стоит пояснить, наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих эту задачу явлений и если контекст ясен, то и решение ясное, а если нет, то мозгу приходиться каждый раз этот контекст порождать заново, что и удлиняет обдумывание (а порой вызывает желание вовсе не делать). Пример: «сделать проект». Сразу встают вопросы — «Какой проект?» «К какому сроку?», «Почему им вообще нужно заниматься мне?» и т.д. По сути такую задачу делать не хочется, потому что она требует мозговых усилий, прежде чем её можно будет начать делать.

3. Иерархия задач

Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной. Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.
Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.
Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.

4. Детализация задач

Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.

Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.
Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.

5. Приоритизация задач

Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть. Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.
Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.
Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.

6. Группировка задач.

Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела. Группировка экономит время и силы.
Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать. Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.

7. Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими, чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо что и позволяет учиться «на ходу». Не путать с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу. В созадачности одна из задач «пустая» или «не полная», поэтому вторая дополняет первую, а не заменяет её.
Примеры: чтение книги во время ожидания в больнице, аудиокнига во время дороги на работу, велотренажер во время просмотра фильма.
Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.

8. Делегирование задач

Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.
Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.
Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).

9. Обзор задач

Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений. Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.
Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.
Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.

10. Фокусировка на задаче

Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.
Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.
Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.
Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.

11. Календарь событий

В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.
Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.
Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.

12. Список ежедневных дел

Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение. В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя. Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.
Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.
Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.

13. Напоминания

Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.
Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.
Прирост по времени за счет своевременного выполнения задачи, опоздание по которой грозит потерей времени/ресурсов/репутации.
Это полный список инструментов, которые я нашел для себя в тайм-менеджменте. Если вы можете предложить еще что-то по содержанию, то я с удовольствием дополню статью и, конечно же, отвечу на ваш комментарий.

Внедрение в жизнь

Мне кажется, первый принцип внедрения в жизнь — это удобство. Если что-то не удобно — привыкнуть к этому не возможно, а значит и в жизнь встроить тоже.
Для развития привычек я опираюсь на знания, полученные из книги Чарльза Дахигга «Сила привычки» и на 2 года самообразования в нейрофизиологии и биохимии головного мозга.
Я стараюсь создать связь «знак — привычные действия — награда», где знак — всегда внешний стимул, привычные действия — то, что делаю непосредственно я, награда — то, что мне доставляет приятные эмоции.
Для внедрения всех вышеперечисленных инструментов тайм-менеджмента в жизнь лучше всего подходят приложения, так как именно они позволяют расширить возможности мозга, которые всегда есть куда потратить.
В итоге я остановился на одном приложении (не буду называть, так как статья не ради рекламы), которое позволило мне внедрить все инструменты разом. Самая сложная задача в применении
приложения в том, чтобы связать мозг и программу. По моим опросам для многих планирование — это записи на бумажке и если вы зададитесь вопросом «Почему не навороченное приложение?» — ответ прост «оно непривычно!». Поэтому я поделил работу с приложением на 2 стадии:

1. Планирование

При планировании:
Знак: есть вдохновение (желание планировать довольно четко ощущается как внутреннее состояние)
Действие: внесение задач в свои проекты.
Награда: в списке дел на день/неделю появляются ясные задачи, которые хочется делать и результат от которых хочется получить.

2. Исполнение

Знак: с утра включив телефон — на виджете список дел.
Действие: начать выполнять дела.
Награда: приятный звук завершающейся задачи/осознание своей продуктивности.
Еще использовал давно опробованную хитрость: я хвалился всем о том, как я использую приложение (когда люди подбадривают тебя в ответ, это сильнейший способ закрепить привычку, при условии, что ты хвалишься реальными измеримыми результатами. Но если у тебя их нет — фиг тебе, а не похвала).
В итоге, через месяц начал удивляться — «Как другие люди еще не используют столь крутые возможности по управлению своей жизнью?». Что для меня является показателем сформировавшейся привычки. Пользуюсь уже 4-й месяц — полёт нормальный.
Я так же буду благодарен, если вы расскажете свои способы внедрения в жизнь технологий управления временем. Мне очень интересен ваш опыт!
С уважением, Голещихин Н.А.

Список книг:

1. Глеб Архангельский «Тайм-драйв»

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *