Организация рабочего пространства

Ученые давно доказали, что человеческий мозг способен одновременно удерживать в поле внимания не более 5 разных вещей одновременно. И на это способен только гениальный человек. А предел внимания обычного человека — только две-три вещи.

10 простых способов и одна причина организовать свое рабочее место

Поэтому, если ваш монитор заклеен напоминаниями «не забыть сделать то-то», вы абсолютно точно это сделать забудете. Если на вашем столе беспорядок, вы успеваете сделать за день меньше и сильнее устаете. Поэтому разобрать стол нужно в первую очередь вам самой.

Как организовать рабочее место

Начинайте с чистого листа

Заведите себе правило каждый раз перед началом рабочего дня убирать с поверхности стола все предметы, с которыми вы не работаете. Если ваша работа бумажные документы — оставляйте только их, а монитор компьютера выключайте. Если компьютер — оставьте на столе только клавиатуру, монитор и мышь. Все бумаги, квитанции, скоросшиватели, которыми вы пользуетесь, дай бог, один раз в день — уберите с глаз. В вашем поле зрения должно быть только то, с чем вы работаете в данный момент. Все остальное будет просто красть ваше внимание.

Расставьте приоритеты

Если вам постоянно не хватает места на рабочем столе, задумайтесь, как часто вы пользуетесь тем, что на нем лежит? Элементарные подстаканники для ручек и скрепок, как оказывается, нужны не на вашем столе, а возле офисного МФУ. Вам, в большинстве случаев, нужна одна шариковая ручка и то раза два в день. Пусть лежит в ящике тумбочки.

Документы? Как часто вы заглядываете в эти фолианты? Так пусть они и стоят в шкафу. Да, вид занятого человека они, безусловно, создают. Но если вам на работе платят за сделанное, то эффективнее работать вы будете за абсолютно пустым столом. Простое правило — чем вы часто пользуетесь, пусть лежит ближе. Чем вы пользуетесь редко — пусть лежит далеко.

Кстати, о шкафах

Как правильно организовать рабочее место? Если у вас очень много папок с документами, вам имеет смысл задуматься о нормальной системе хранения. Даже если вы работаете из дома, инвестиция в небольшой ИКЕЕвский стеллаж очень быстро окупится вашей эффективностью работы.

Рабочий стол

Не каждый красивый стол удобен для работы. Он должен быть достаточно просторным, чтобы вы могли за ним сидеть, удобно расставив локти. На нем должно хватать места для всех ваших материалов, с которыми вы работаете в отдельно взятый момент времени.

Наконец, у стола должны быть ящики для всех предметов, которыми вы пользуетесь время от времени. Дубовых обеденный стол и школьная парта, хотя могут достаться вам бесплатно, не оправдывают себя в качестве рабочих столов. Инвестируйте немного средств в стол, который подходит для работы именно вам.

Перейдите на цифровые планировщики

В современном мире гораздо удобнее держать ежедневники и напоминалки на телефонах и планшетах, чем заклеивать все вокруг цветными листочками с напоминаниями. Прекрасная система Evernote позволяет хранить в электронном виде вообще все — от документов, до фотографий и видео. При этом поиск по тегам-примечания делает все файлы доступными для вас в любой момент.

Уберите все личное с вашего стола

Очень трогательно хранить семейные фотографии на рабочем столе, но для нашего сознания, если честно, нет разницы на что отвлекаться — на шариковую ручку, лежащую криво или на фото ваших детей. Поэтому, хотя смотреть на фото родных важно и полезно для работы, это необходимо делать в ваш перерыв. Положите фотографию в папку на рабочем столе компьютера, и открывайте, чтобы полюбоваться, когда у вас будет обеденный перерыв.

Очистите рабочий стол компьютера

Как организовать эффективное рабочее место? Уберите все ярлыки, которые вы не открывали в течение одной недели, с рабочего стола. Сделайте нейтральный однотонный рисунок для рабочего стола. Хуже нет, чем попытка набрать важное письмо, когда у вас периферическое зрение выхватывает котика и ярлык «Веселая ферма»

Закройте все соцсети

В тот момент, когда вы работаете, у вас должны быть не просто свернуты, а закрыты окна всех уведомлений и соцсетей. Иначе вы просто заработаете незаметно для себя невроз, пытаясь не пропустить ничего важного.

Уберите все растения со стола

Периодически полезно смотреть на фикус-кактус-герань, если вы делаете это осознанно и для перерыва. Во время работы вы должны видеть работу и ничего кроме. Так вы справитесь с ней гораздо быстрее.

Не ешьте там, где работаете

Если вы разделяете для себя рабочий стол и стол обеденный — вашему мозгу будет легче сосредоточиться на работе, когда вы работаете. И вы спокойнее и качественнее будете есть, если ваш обед происходит не за компьютером или планшетом.

Сядьте удобно

Последний совет: ваш монитор должен находиться чуть ниже вашего уровня глаз. Так, чтобы вы, сидя с прямой спиной и прямой шеей, видели монитор на 10−15 сантиметров ниже уровня вашего прямого взгляда

По материалам Good Housekeeping

ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРОСТРАНСТВА: КАК И ЗАЧЕМ

Давайте с вами поговорим сегодня о рабочем пространстве, которое нас окружает.

Надеюсь, нет необходимости доказывать, что организация рабочего места оказывает влияние на производительность, качество и эмоциональное отношение к работе. Речь пойдет не только о рабочем столе, скажем, а об умении организовать свое рабочее пространство в целом. Давайте сразу договоримся, что рабочим пространством в данном случае, мы будем называть то пространство, находясь в котором вы выполняете определенную работу. Под этим можно подразумевать и стационарное рабочее место, и то место, где вы находитесь сейчас для выполнения определенных действий, подразумевающих вашу работу. Даже если вы работаете лежа на диване или сидя в кафе, эта статья для вас.

Начнем с того, чтобы организовать рабочее пространство с максимальным сокращением времени на рабочий процесс. Что это обозначает, а то, что время – это наш самый драгоценный ресурс. При неправильной организации рабочего пространства очень много времени тратится на поиск инструментария или, например, информации.

Необходимо расположить все необходимое для работы в такой последовательности и в такой доступности, что бы это максимально сокращало время на доступ. За счет этого значительно сокращается время на выполнение определенных процессов. И не важно, идет ли речь о рабочем столе вашего ноутбука или токарном станке в гараже. Даже если вы работаете в общественном месте, важно организовать работу таким образом, что бы все было под рукой.

Касательно такой организации труда в русском языке есть достаточно много метких и емких выражений: «все под рукой», «с закрытыми глазами можно найти», «ночью разбуди и скажешь, где что лежит» и так далее. Вот именно так и должно быть организовано рабочее пространство. У каждой составляющей должно быть свое место, оно должно быть постоянным и неизменным. Будь то молоток и гвозди или папки на рабочем столе ноутбука.

Для того, чтобы максимальное время уходило на процесс, а не на его подготовку, нужно свести уровень получения инструментов до уровня бессознательных действий.Конечно, у этой теории найдется много противников, дескать, а как же быть творческим личностям, привыкшим творить в хаосе. А вот тут я скажу одну очень интересную вещь, неоднократно проверенную мной на практике, такие личности точно помнят, где и что у них валяется в этом хаосе. И они довольно быстро ориентируются в своем пространстве. А вот если навести у них порядок и разложить все в предполагаемом логичном порядке, они как раз теряются. А те, вот у кого хаос и они не помнят, где что валяется и когда все это кончится, таким людям все равно необходимо что-то менять, если они хотят повысить свою производительность.

Повторюсь еще раз, что самое главное – тратить время на сам процесс, а не на подготовку к процессу и поиск инструментов. (Я полагаю, что все понимают, что под инструментами я не имею в виду только разводной ключ, например, а инструменты – это все то, что необходимо нам для выполнения определенной работы, определенного набора действий?).

Немаловажную роль в повышении производительности труда играет эмоциональное отношение к выполняемой работе. И вот тут, рабочее пространство призвано такой эмоциональный фон создавать. То есть вам должно хотеться работать в этом рабочем пространстве. Здесь речь пойдет о комфорте и эстетическом восприятии, и эмоциональной окраске. Это и милые для глаза вещички, и заставка-фон рабочего стола в ноутбуке, игрушечки, ну я не знаю, у каждого свои вещи, призванные персонализировать рабочее место.

Конечно же, противники мне сейчас возразят, а как быть, когда мы приходим на уже готовое рабочее место, или разделяем рабочее место с кем то, или работаем в каких-то общественных местах, как вот так уж прямо положительно эмоционально окрасить рабочее пространство. Ну что тут возразить, разве что нет ничего невозможного для человека с мозгами. Иногда это может быть всего лишь наклейка на блокноте.

А теперь давайте поговорим о гигиене рабочего пространства. Вот это тоже весьма важно для повышения производительности труда и эмоционального отношения к рабочему пространству. Сюда входит комфорт, удобство, эргономичность и, конечно же, чистота рабочего пространства. Где бы вы ни работали, вам должно быть удобно, это не должно наносить вред здоровью и там должно быть элементарно чисто. Грязь уместно только там, где она предусмотрена технологическим процессом. Во всех остальных местах должно быть чисто. И у меня просьба к вам друзья. Никогда не думайте о том, что кто-то должен за вами убирать. За чистотой ВАШЕГО рабочего пространства вы должны всегда следить сами. Конечно, это не означает, что, будучи генеральным директором компании, вы самостоятельно натираете свой рабочий стол. Но вы так организовываете процесс уборки вашего рабочего пространства, чтобы оно удовлетворяло вашим запросам в гигиене.

Как организовать рабочее пространство, если у вас нет постоянного рабочего места, например, или вы работаете из кафе, или вы делите рабочее место еще с несколькими работниками? Во-первых, необходимо ответить на вопрос, что вам для этого нужно. Для работы. Какое пространство эти вещи занимают, и как их можно компактно перемещать. Ну, уходя со смены, например, вы должны ваш персональный инструментарий поместить куда-то до вашего возвращения. Или, если вы ведете блог, сидя у самого синего моря. Все равно следует позаботиться об организации рабочего пространства. Как минимум, вам надо сесть куда-нибудь, так? Соответственно, куда то надо пристроить бокал с коктейлем, правда? Это есть организация рабочего пространства.

Если вы работаете из кафе, то придумайте, как расположить атрибуты. Пусть еда и напитка будут слева, например, а телефон, блокнот и ручка всегда справа. Или используйте органайзеры, систематизаторы, контейнеры, для того, что бы все атрибуты вашего рабочего пространства находились всегда в одном месте, были удобны для использования, легко перемещались и не занимали много времени.

Где и как бы вы ни работали, самое главное обеспечить максимальную производительность при минимальных временных и эмоциональных затратах.

Подведем итог, для того, что бы правильно организовать рабочее пространство комфортно себя в нем чувствовать и быть максимально эффективным , чтобы тратить больше времени на процесс, а не на подготовку процесса. Наше рабочее пространство должно быть положительно заряжено эмоционально и максимально персонифицировано, всегда удобно, экологично и гигиенично.

А еще, все инструменты процесса должны находиться на своих местах, чтобы можно было все достать, не вставая, с завязанными глазами и среди ночи.

Рузанова, ваш тренер личностного роста, коуч и просто хороший человек.

После моей предыдущей статьи по поводу корректоров осанки в комментариях попросили изложить свой взгляд на оборудование рабочего места за компьютером с позиции здоровья позвоночника и минимизации влияния позы на возникновение болей в различных отделах спины.
Прежде чем самому взяться за систематизацию знаний по этому вопросу я решил посмотреть, что в интернете по этому вопросу написано. И с удивлением понял, что до конца толковых советов почти нигде нет. Есть масса статей, в них очень часто сказаны верные вещи, но вот чтоб прям все и в одном месте – с ходу не нашел. Дабы сэкономить время решил сам написать.
Итак, вот прям сразу – пара картинок, которые вроде как демонстрируют «как надо правильно сидеть за компьютером».


Так вот – так сидеть не надо. Даже так, как отмечено зеленым цветом.
Постараюсь описать как стоит организовать свое рабочее место.
Стул. Стул должен быть удобным. На сидение (2/3 его задней части) стоит сделать подкладку в несколько сантиметров толщиной, при этом следя, чтоб край кресла был также мягкий. Опять-таки общая суть, чего мы этим хотим добиться: край стула не должен давить на бедро и пережимать сосуды и нервы, угол между туловищем и бедром по передней поверхности должен быть 95 и более градусов, угол между бедром и коленом по задней поверхности должен быть так же 95 и более градусов. Лучше в обоих случаях чуть больше чем меньше – это позволит избежать сдавления сосудов в паховой и подколенной областях.
Сразу здесь же по положению стоп – они не должны висеть в воздухе, голени не стоит подгибать под кресло. Если кресло слишком высокое – лучше всего купить/сделать подставку (ну или положить 1-2 упаковки офисной бумаги или еще чего-то). То есть стопы должны полной поверхностью стоять на полу/подставке. Если кресло слишком низкое, и стопы стоят на полу только с задирающимися вверх коленями и уменьшением угла между туловищем – следует подумать, как это скорректировать.
Спинка стула должна быть высотой до середины лопаток или выше (опять-таки в литературе я встречал фразу «спинка должна на 3-5 сантиметров перекрывать лопатку»). Угол между сиденьем и спинкой стула должен быть примерно 110 градусов для работы (130 градусов для отдыха).
По положению столешницы – если вы много пишите, то она должна быть наклонная.
Под поясницу необходима подушечка или подбор. Задавали вопрос по поводу величины этого подбора, остановлюсь чуть подробнее.
В одной из наиболее общеупотребимых классификаций по Штаффелю (или Штофелю, в зависимости от перевода) выделяется 5 типов осанки:

Во всех типах осанки из этой классификации выраженность поясничного лордоза различается. Поэтому тут важно снова понять именно суть: поясница не должна «провисать» или переразгибаться. То есть сидя ровно на стуле вы должны ощущать поддержку в поясничном отделе. Не давление, не ощущение «пустоты», а именно поддержку. В случае малого подбора лордоз в пояснице будет сглаживаться, мышцы будут перенапрягаться. При чрезмерно большом подборе будет ощущаться дискомфорт и снова напряжение мышц.
Предплечья. В идеале у кресла, на котором вы сидите, должны быть подлокотники, которые меняются по высоте. В одной книге я встречал цифру «подлокотники должны быть в 23 см (9 дюймах) от поверхности сиденья» — прямая цитата. Я понимаю и уважаю опыт авторов книги, но я был бы не столь категоричен. Общая суть такова: предплечья должны свободно и спокойно лежать на подлокотниках. Если локти «проваливаются» — происходит растяжение и последующее компенсаторное напряжение надплечий (в частности – верхних порций трапециевидной мышцы). Если же предплечья и локти слишком высоко – то трапециевидная мышца постоянно напрягается. Обычно высота подбирается индивидуально, ориентироваться примерно можно на уровень пупка (в спокойном состоянии на этом уровне находятся локти у «усредненного» человека).
Из этих же рекомендаций вытекает логичное положение кистей за клавиатурой: в лучезапястных суставах не должно быть сильных сгибания и разгибания, в противном случае все будет вести к компрессионным нейропатиям («туннельным синдромам»). Точно так же предплечья не должны быть сдавлены краем стола или краем подлокотника. Поэтому удобнее всего, если высота стола подобрана под высоту подлокотника в случае расположения клавиатуры на столешнице, либо под уровень выдвижной полочки с клавиатурой, а лежащее на подлокотнике предплечье спокойно и свободно переходит на поверхность стола/полочки.
Положение головы следует корректировать только при условии соблюдения всего вышеописанного. Для того, чтобы максимально избежать смещения головы вперед (и, как следствие, переразгибания в шейном отделе) монитор компьютера следует располагать на уровне глаз. Специально проверил – практически всю высоту среднего монитора в 19 дюймов глазами можно охватить не меняя позиции головы (или изменяя в пределах градусов 5). Поэтому ориентируемся, что для людей с уже имеющимися жалобами на проблемы с шеей середина монитора располагается на уровне взгляда ровно сидящего человека. Если проблем с шеей нет и вы обустраиваете свое рабочее место исключительно с позиции профилактики – то верхний край монитора на уровне взгляда.
Второй монитор, рабочую литературу и документацию стоит ставить со стороны ведущего глаза (как определить – например читаем про пробу Розенбаха, это отнимет не больше минуты). С той же стороны желательно ставить стул для посетителей.
Так же всем своим пациентам я рекомендую каждые 30-40 минут вставать, пару минут походить (активируем венозный отток от нижних конечностей), подвигать плечами (круговые движения в плечах вперед и назад – разминаем мышцы верхнего плечевого пояса), раза 4-5 присесть (улучшаем кровоток в мышцах таза).
По поводу специальных кресел, работы стоя – пробуйте. Но я бы рекомендовал сначала попробовать правильно организовать рабочее место и режим труда/отдыха. Работать стоя не рекомендовал бы, так как плоскостопие в различных его проявлениях – практически бич современного мира (перестали мы ходить босиком или на мягкой подошве по неровным поверхностям). А нестабильность мышц стоп точно так же ведет к проблемам позвоночника. Ну и венозный отток от нижних конечностей у нас работает в том числе за счет активной работы мышц ног.
Не болейте!
UPD:
Спасибо Meklon за информацию по здоровью для глаз:

  • Ограничение продолжительности работы в целом
  • Перерывы каждый час-полтора, перевести фокус с близкого расстояния вдаль
  • Исключить яркие точечные источники света в поле зрения
  • Исключить яркие блики от таких источников в поле зрения
  • Минимизировать перепады яркости в рабочем поле зрения, в том числе не работать в темноте без досветки фона (высокие перепады)

В феврале 2019 года к нам обратились представители международной химической компании , основанной в Финляндии. Они планировали переезд в новый офис в Санкт-Петербурге и хотели, чтобы он выглядел по-скандинавски, отражал ценности и философию бренда. Важно было грамотно сочетать в интерьере нейтральные и яркие оттенки, чтобы сотрудники могли в течение дня легко переключаться между решением задач и отдыхом.

Мы работали над проектом 3 месяца и смогли учесть все требования заказчика. В материале рассказали о том, как удалось обустроить комфортный офис, не выходя за рамки гайдлайна.

О помещении и идеях заказчика

Перед компанией стояла задача найти и обустроить просторное помещение, где будет комфортно работать. К поиску подключились брокеры, и в результате выбор пал на светлое пространство площадью 385 м² в бизнес-центре класса А, расположенном в центре города.

организация пространства в офисе

Удобно, что помещение было «чистым листом» без перегородок и отделки. Ничто не ограничивало нас в выборе концепции.

Как создавали планировку и концепцию офиса

Работая над планировкой, мы исходили из пожеланий заказчика. Важно было разместить в офисе рабочую зону формата open space, кабинеты для руководителей и финансового отдела, лаунж-зону, три переговорные, ресепшн, кухню, санузлы. Утвердили такой вариант:

организация рабочего пространства в офисе

Так как рабочая зона одна из самых больших в офисе, ей мы отвели место в центре. Напротив расположили лаунж-зону.

Организовать рабочее пространство в офисе нужно было, опираясь на брендбук и интерьер финского офиса Kemira, выдержанный в светлых тонах с яркими акцентами. Основной цвет — белый, во входной зоне установлены разноцветные светильники, а на кухне стоят терракотовые и желтые стулья. На стены нанесен фирменный паттерн.

В интерьере офиса в Санкт-Петербурге мы также использовали преимущественно светлые тона. Но основным выбрали бежевый, он немного «теплее», чем в финском офисе.

организация офисного пространства

Чтобы сделать офис уютнее, в каждой зоне разместили растения.

На двери и стены предложили нанести фирменные паттерны.

организация офисного пространства

Паттерн — один из узнаваемых элементов бренда. Используя его, мы смогли расставить акценты в сдержанном интерьере офиса.

Согласовав дизайнерские решения, перешли к организации пространства и обустройству офиса.

Разработаем и реализуем дизайн-проект офиса с учетом ваших пожеланий.

Обсудить идею!

Стены в помещении возводились под проект. Глухими перегородками от общего пространства отделили санузлы, большую переговорную и кабинеты. Остальные перегородки сделали стеклянными, чтобы сохранить легкость и не перегрузить интерьер.

Кухню и рабочую зону разделяет стеклянная дверь, которая предотвращает распространение запахов и шума.

организация пространства в офисе

На стены и стеклянные перегородки нанесен фирменный паттерн.

Так как у компании не много входящих клиентов, на входную зону отвели около 30 м². Здесь находятся стойка ресепшн, стойка для буклетов, шкаф для верхней одежды, небольшой диван и журнальный столик.

организация рабочего пространства в офисе

На стене разместили логотип компании.

Из входной зоны можно попасть в две переговорные — малую и большую. Они расположены недалеко от входа, что позволяет не вести гостей через рабочую зону и не отвлекать сотрудников.

Большая переговорная выдержана в спокойных тонах.

организация рабочего пространства в офисе

В ней есть большой стол с розетками для подключения ноутбуков и 10 стульев. Шторы помогают подавлять шум.

В малой переговорной два места, она используется как временный кабинет для сотрудников, которые приезжают в командировку. Ее оформили в менее формальном стиле, сделав акцент на стенах разного цвета и фактуры.

организация пространства в офисе

Одна из стен пробковая, на нее можно крепить листки с заметками.

В «сердце» офиса расположили лаунж-зону, где можно отдохнуть от работы. В ней использовано больше всего акцентов. Нейтральные тона разбавлены яркими пятнами: геометрическими узорами на полу и терракотовыми диванчиками.

организация офисного пространства

Вся мебель в этой зоне модульная. При необходимости ее можно убрать или расположить иначе.

Также мы использовали здесь мобильные перегородки, а в кресла встроили модули с розетками и USB.

организация рабочего пространства в офисе

Сотрудники могут работать в этой зоне, не переживая о том, что будет шумно или не найдется розетки для ноутбука.

Напротив зоны отдыха разместили open space на 12 мест. Заказчик хотел, чтобы у каждого сотрудника было личное пространство. Мы нашли решение: установили выдвижные шкафчики для хранения вещей.

организация пространства в офисе

Шкафчики помогают избежать захламленности рабочих столов и создать ощущение уединенности.

Для рабочих мест выбрали подъемные столы и эргономичные стулья с подголовниками, похожие на те, которые стоят в финском офисе Kemira.

организация пространства в офисе

При необходимости можно поднять стол и работать стоя.

Среднюю переговорную разместили рядом с open space и лаунж-зоной. Ее мы оформили в песочно-бежевом цвете, на стену нанесли фирменный паттерн.

Здесь шесть посадочных мест, есть оборудование для видеоконференций.

организация офисного пространства

В средней переговорной проводятся короткие встречи и совещания.

Кухню оформили в графитовом цвете. Так как эта зона граничит со светлым open space, решили создать контраст, чтобы сотрудникам проще было переключаться между работой и отдыхом.

организация рабочего пространства в офисе

Сотрудники могут представить, что обедают вне офиса, и на время забыть о рабочих задачах.

На кухне 4 стола разных размеров, встроенный диван вдоль стены и стулья. Каждый выбирает наиболее комфортное для себя место.

организация пространства в офисе

Уютную атмосферу создают постеры на стенах и комнатные растения.

Самыми яркими зонами в офисе стали санузлы.

организация офисного пространства

Чтобы добавить цвета, решили расписать стены.

За реализацию проекта отвечала управляющая компания, специалисты которой занимались закупкой отделочных материалов и контролировали строительные работы в офисе. Дизайнер проекта и менеджер нашей студии осуществляли авторский надзор.

Если заказчик не готов заниматься закупками, мы берем их на себя.

Узнайте, как услуга комплектации проекта помогает экономить время и деньги!

Подведем итоги

Занимаясь организацией рабочего пространства в офисе Kemira, мы придерживались гайдлайна компании, чтобы создать стильное пространство в спокойных тонах. Нейтральные оттенки использовали для open space и других зон, в которых сотрудникам нужно концентрироваться на задачах. В зонах отдыха грамотно расставили яркие акценты, чтобы людям было проще переключаться в течение дня.

В результате получилось уютное пространство, где нет ничего лишнего и с умом использован каждый квадратный метр.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *