Как правильно называются файлы для бумаги А4? Виды файлов для бумаги

Названия папок

На первый взгляд может показаться, что компьютеры — это лишь дорогие ящики для управления электронной почтой или для интернет-шопинга. Разумеется, это далеко не так. Компьютеры — мощные инструменты, помогающие экономить время и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем это удавалось в прежние времена целым коллективам вручную. Впрочем, это не мешает компьютерам подчас превращаться в непроходимые лабиринты файлов и папок, где поиск нужного файла или папки становится настоящей пыткой.

Если представлять компьютер как виртуальный шкаф или стеллаж для хранения документов, то на основе данной модели можно организовать хранение и поиск цифровых данных в компьютере. То, что файлы и папки представляют собой цифровые данные, а не бумажные, — единственное различие между бумажным и цифровым способом хранения информации. Во всем остальном файл — это файл.

Возможно, что вы еще не читали главу 4 и не претворяли приведенные в ней рекомендации в жизнь. Возможно, что у вас до?ма нет обычного шкафа или стеллажа для документов (либо такой шкаф или стеллаж есть, но вы используете его не по прямому назначению). Возможно даже, что у вас нет ни одной папки для хранения документов и все ваши бумаги лежат в одной большой куче, то есть разложены стопками на столе; причем в этом хаосе никто, кроме вас, разобраться не в состоянии. В таком случае, после того как вы ознакомитесь с материалом данной главы и воплотите в жизнь приведенные рекомендации, организационная структура вашего компьютера может послужить образцом для наведения порядка в бумагах.

Чтобы начать систематизировать компьютерные файлы, пожалуйста, подойдите к своему компьютеру прямо сейчас. Убедитесь, что он включен и на его мониторе отображается рабочий стол. На жестком диске уже должна быть папка под названием либо «Документы», либо «Мои документы». Пожалуйста, найдите ее прямо сейчас. Если по какой-либо причине на жестком диске вашего компьютера нет подобной папки, создайте ее прямо сейчас и назовите «Документы».

Она станет вашей корневой, базовой папкой для всех документов и личных файлов. Под личными файлами я подразумеваю все данные или документы, которые вы будете загружать, а также создавать, хранить или изменять. Помните, что вы не можете изменять автономные программные приложения, или программы, которые также хранятся на жестком диске, обычно в одноименной папке, например Quicken, Intuit или Microsoft Office. Если только вы не программист, вам не следует открывать папки приложений, чтобы внести изменения, переместить или удалить какой-либо из файлов. Файлы с совершенно безобидными, на первый взгляд, названиями могут оказаться важнейшими фрагментами кода, бездумные манипуляции с которыми необратимо нарушат способность программы выполнять свои функции. Что же касается папок, содержащих приложения или другие элементы программного обеспечения, то необходимо зарубить себе на носу: в случае малейших сомнений прячьте руки за спину.

Есть у вас дома реальный шкаф для хранения документов или нет, представьте, что ваша папка «Документы» и есть такой виртуальный шкаф. В отличие от реального, в виртуальном шкафу нет выдвижных ящиков или полок, которые служили бы основой для структуры, — только папки. Итак, нам нужно создать главные папки, соответствующие самому высокому уровню (самым общим категориям) в нашей структуре, например «Финансы», или «Корреспонденция», или «Обустройство дома». Затем внутри каждой из таких папок мы создадим вложенные папки более конкретного назначения. Например, в папке «Корреспонденция» можно создать папки под названиями «Кредиторы», «Семья», «Друзья»…

Общее правило создания папок и присвоения им названий таково: наименования всегда должны быть достаточно конкретными для того, чтобы о содержимом мог догадаться любой человек (необязательно только вы), но не настолько специализированными, чтобы папка содержала лишь один файл.

Ниже приведен перечень главных папок на моем компьютере. Я привожу этот перечень для того, чтобы проиллюстрировать взаимосвязь этих папок в их общей иерархии.

Документы

• VirgoMan.

• Книги в работе.

• Медицина и здоровье.

• Корреспонденция, личная.

• Корреспонденция, профессиональная.

• Финансы.

• Сад и огород.

• Аспирантура.

• Канцтовары.

• Руководства пользователя.

• Фотографии.

• Рецепты.

• Путешествия.

Здесь важно отметить два момента. Во-первых, вы наверняка обратили внимание, что главные папки перечислены не в алфавитном порядке. Это объясняется тем, что я вставил пробел (или несколько пробелов) перед названиями некоторых главных папок, чтобы компьютер поместил их на самом верху списка. Поскольку компьютер упорядочивает названия папок строго в алфавитной последовательности, названия, начинающиеся с пробела (или нескольких пробелов), автоматически выносятся в начало списка. Эта особенность оказалась весьма полезной для меня, поскольку название моей компании начинается с буквы «V», но мне хотелось бы иметь возможность обращаться к этим папкам часто и быстро. Перемещение названий этих папок в начало списка означает, что мне не придется каждый раз «прокручивать» этот список сверху донизу в поисках нужной папки. Этот совет поможет и вам «заставить» часто используемые папки подняться в верхнюю часть списка.

Во-вторых, многие из этих главных папок содержат вложенные папки, что позволяет мне создавать еще более узконаправленные группы файлов. В частности, главные папки включают в себя следующие дополнительные.

Документы

• VirgoMan (главная папка).

? Файлы клиентов (с вложенными папками):

— VM иллюстрации;

— VM биографии, резюме и фотографии;

— VM контракты;

— VM подарочные сертификаты;

— VM связи с общественностью;

— VM тренинги и семинары.

Если опуститься еще на один уровень, структура выглядит так.

Документы

• VirgoMan.

? Файлы клиентов:

— Бекка и Кэрол;

— Патти и Нина;

— Айрис;

— Неактивные клиенты.

Если же опуститься еще на один уровень, мы обнаружим следующие вложенные папки.

Документы

• VirgoMan.

? Файлы клиентов:

— Бекка и Кэрол;

— Патти и Нина;

— Айрис;

— неактивные клиенты:

— Аманда Бейкер;

— Марк Хоппер;

— Ричард Нельсон.

Воспользовавшись вышеприведенной иллюстрацией в качестве ориентира, приступайте к составлению списка главных папок, которые у вас уже есть или которые планируете создать в папке «Документы».

Документы

Великолепно! А теперь укажите вложенные папки для каждой из своих главных папок.

(Главная папка из приведенного выше списка)

Теперь вы можете либо скопировать приведенный выше список и рассматривать его как упражнение, либо после составления своего списка использовать его в качестве шаблона для создания папок на своем компьютере. В результате вам придется сделать именно это. Данное упражнение призвано настроить вас именно на такой способ мышления (мыслить категориями иерархической системы папок) и предоставить вам некую визуальную схему, с которой можно экспериментировать и изменять ее без каких-либо последствий.

Нередко у малоопытных пользователей, вероятно, под влиянием кино и телевидения формируются ложные представления о быстродействии компьютера. Но рассчитывать на молниеносность вычислительных процессов у нас ничуть не больше оснований, чем ждать молниеносного завершения какого-нибудь сложного судебного разбирательства, которое только в кино бывает скорым и эффектным. Не позволяйте средствам массовой информации или популярным развлекательным программам вводить вас в заблуждение. Учитывая сказанное, сортировку и поиск требуемой информации на вашем компьютере можно выполнить гораздо быстрее, если все организовано надлежащим образом. Задача сортировки и поиска данных существенно затрудняется, если вам приходится просматривать сотни документов, названия которых совершенно не отражают их сути.

Создайте столько иерархических уровней, сколько считаете нужным. Так или иначе ваша иерархическая система папок должна как можно точнее отражать структуру документов. В любом случае нужно позаботиться о том, чтобы, с одной стороны, в каждой из папок не было слишком много разнородных по содержанию документов и, с другой — чтобы среди папок не оказалось таких, где лишь по одному документу. В последнем случае для одиночных файлов всегда можно подобрать наиболее подходящее место среди уже существующих папок. Впрочем, если какой-либо из одиночных файлов вы не знаете, куда поместить, не остается ничего другого, как примириться с существованием папки, содержащей единственный файл, в надежде, что в будущем у него появятся компаньоны.

Обратите внимание: до сих пор мы еще ничего не изменили на жестком диске компьютера. Все, что мы к этому моменту сделали, было лишь подготовительной работой к сортировке и организации файлов на жестком диске.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *