Как организовать свой рабочий стол?

Содержание

Александра Савина

Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг. Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти. Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.

Избавьтесь от лишнего

Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом. Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.

Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно. Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе. А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.

Разберитесь с бумагами и документами

Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть. Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное. Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.

Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения. Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену. Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.

Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно. Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся. Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.

Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.

Используйте коробки и другие инструменты для хранения

После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе. С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше. Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.

Держите провода в порядке

Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.

Рассортируйте файлы на компьютере

Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо. Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей. Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай.

Организуйте дополнительное пространство для хранения

Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.

Разделите рабочее место на зоны

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол). Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Держите нужные вещи под рукой

Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс. Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.

Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше

Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах. Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.

Не ешьте за рабочим столом

Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря. Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки). К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.

Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.

У порядка есть одна особенность – он придает силы. Казалось бы, ты постоянно тратишь энергию на то, чтобы его поддерживать и все должно работать наоборот… Но нет. Мы сейчас расскажем, как порядок на рабочем месте облегчает жизнь, и как поддерживать его без труда.

Что происходит в бухгалтерии, где нет порядка?

Наверное, кто-то хоть раз в жизни сталкивался с этой картиной: столы завалены горой документов, и их ТАК МНОГО, что даже прикасаться к ним не хочется, потому что внутри все сжимается от одной мысли о том, сколько времени придется потратить на их разбор. На компьютере – все файлы вперемешку, главный экран залеплен ярлычками так, что кажется, они сейчас вывалятся за монитор. В «1С» или в программе, где ведутся задачи, все пестрит краснотой и восклицательными знаками. Но двигаться к тому, чтобы укротить этот хаос, нет никакого желания: ведь кажется, на это придется потратить целую вечность…

Но порядок того стоит. Поэтому, прежде чем наступит пора отчетов, которая окончательно похоронит ваш офис под тонной бумаг, файлов и писем, нужно запланировать генеральную уборку. И не простую, а по методике 5S — цикла из пяти шагов.

Результат применения этой технологии вам понравится – вы сможете навести полный порядок в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.

Шаг 1. Сортируем вещи

Во-первых, убираем лишние вещи. Начинаем делать по методу разрастающейся окружности: сначала убираем все лишнее в пределах «вытянутой руки»: с рабочего стола, на тумбочке, из-под ног (да, иногда что-то прячется и там). Далее расширяем зону: перетряхиваем содержимое ящиков стола и тумбочки, шкафов, и так, пока не будет охвачен весь кабинет.

Все вещи делим на три группы.

  1. Вещи ежедневного пользования: бумаги, канцелярия, личные принадлежности, например, кружка и ложка.
  2. Вещи, которые вы используете время от времени. Например, какая-нибудь полезная методичка, пакет свежих файлов, зонт, зимняя сменка и т.д.
  3. Вещи, которые ни разу не использовались (зачем они здесь?..)

Логично, что вещи из третьей группы надо выбросить. Если есть сомнения, то их можно сложить в один ящик и проверить его через месяц. Если то, что там лежит, все еще не пригодилось – смело вон.

Шаг 2. Наводим порядок

Теперь вернемся к первым двум группам вещей. Естественно, вещи из первой группы мы оставляем в пределах досягаемости. Можно проверить, удобно ли они вписываются в пространство сотрудника, или необходимы дополнительные органайзеры, полки, подставки с ящиками на стол?

Вещи из второй категории убираем дальше от рабочего стола. Для них было бы удобно придумать систему хранения: например, распределить их по ящикам с наклейками, наклеить указатели.

Все это стоит делать постепенно, но непрерывно. В бухгалтерии всегда дел по горло, поэтому распределить наведение порядка можно по следующей схеме: например, сначала зона рабочего стола, потом шкаф, потом подоконник, потом папки на компьютере и т.д. Но прекращать создание порядка не стоит – все очень быстро зарастет обратно! Поэтому в идеале сделать график и следовать ему. А на пройденных участках – поддерживать порядок.

Первичка повсюду? Уберите архив…

…на чердак, в подвал или другой офис!

Это реально, если все скан-копии у вас под рукой, например – в базе «1С», благодаря чему все нужные документы по запросу можно собрать за 30 минут. Бумажные оригиналы понадобятся вам только в случае выездной проверки, а до тех пор к архивам можно даже не прикасаться.

Шаг 3. Поддерживаем чистоту

Общее рабочее пространство может быстро зарасти хламом, если не ввести договоренности с подчиненными и коллегами о порядке.

Можно объяснить на словах или создать регламент (что даже лучше, так как иногда будут прибывать новички): какие вещи где хранятся, как сортируются, от каких бумаг вы избавляетесь, а какие храните в архиве и по какому принципу.

А еще можно установить дежурства по кабинету.

Шаг 4. Стандартизируем правила

Когда регламент или внутренний стандарт заведен – не забываем доносить его до всех новоприбывших.

После можно сделать таблицу и распечатать ее или разместить в общем доступе для сотрудников. В этой таблице будет вестись график дежурств по уборке, отмечаться соблюдение внутреннего порядка или его нарушение.

Тем более что такая технология будет полезна не только на работе: так можно навести порядок в доме, в игрушках, в личных делах и т.д.

Шаг 5. Постоянный аудит

Чтобы раз наведенный такими усилиями порядок не нарушался, устанавливаем временные рамки, по истечении которых проводим аудит. Появились новые вещи, бумаги, папки на рабочем столе компьютера? Запускаем цикл снова!

Эту схему можно распечатать как напоминалку:

Хотите получить полный порядок в бухгалтерии и держать все документы под контролем?

Пройдите тест – и получите скидку до 50% на выгодное решение по оптимизации документооборота!

Пройти тест

В рамках усилий, направленных на то, чтобы помочь вам сэкономить место на вашем компьютере и при этом оставаться на связи со всем важным для вас, Mac под управлением macOS Sierra и более поздних версий поддерживают Desktop Синхронизация папок документов в iCloud Drive.

С рабочего стола Папки с документами Синхронизация iCloud Drive включена, все фотографии, файлы и папки, которые вы сохраняете на своем рабочем столе, автоматически сохраняются в iCloud, где вы можете получить к нему доступ со своего iPhone, iPad, другого Mac и даже компьютера под управлением Windows через iCloud Drive, приложение Файлы или iCloud.com.

Это также означает, что каждый файл, папка или документ, который обычно хранится в папке «Документы» вашего Mac, также автоматически сохраняется в iCloud.

Независимо от того, где вы находитесь и чем занимаетесь, ваши самые важные файлы могут храниться в облаке, что дает вам доступ к ним из любого места.

Следует ли использовать синхронизацию папок рабочего стола и документов на Mac?

При первой настройке Mac вам будет предложено включить рабочий стол Синхронизация папок документов. Тем не менее, вы можете отложить включение этой функции и вручную включить ее позднее, если захотите. Почему вы решили подождать? В основном, место для хранения iCloud.

Вы не можете выбрать папки «Рабочий стол» или «Документы», поэтому подумайте, сколько места они будут использовать в хранилище iCloud.

Если вы пользуетесь бесплатным хранилищем Apple iCloud для хранения данных объемом 5 ГБ и не собираетесь обновляться, возможно, вам не следует включать Desktop Папки документов синхронизируются в iCloud. Это считается против вашего хранилища и может съесть много. Даже если на вашем рабочем столе не так много файлов или папок, папка «Документы» обычно там, где ваш Mac автоматически сохраняет файлы из сторонних приложений и программ, и она может быть очень большой.

Если вы платите $ 0,99 в месяц за уровень хранения iCloud 50 ГБ (или любой из более высоких уровней), вы, вероятно, можете свободно использовать Desktop Папки для документов Синхронизация iCloud. Я использую iCloud для хранения всей моей библиотеки фотографий, всех моих iBooks и контента из примерно десятка сторонних приложений. С папками рабочего стола и документов, хранящимися в iCloud, я занимаю около половины своих 50 ГБ памяти.

Если вы приближаетесь к пределу хранилища iCloud на любом уровне и не планируете обновление, возможно, лучше не использовать Desktop Папки с документами в iCloud, пока вы не освободите место в своем хранилище. Это может занять от нескольких ГБ пространства до нескольких десятков ГБ, в зависимости от того, что у вас в папке «Документы» и что у вас на рабочем столе.

Как вручную добавить рабочий стол и папки с документами в iCloud на Mac

Если вы не включили рабочий стол Папки документов, синхронизирующиеся в iCloud, когда вы сначала настраивали свой Mac, но позже решили, что хотите использовать эту функцию, вы все равно можете добавить их в хранилище iCloud вручную.

  1. Нажми на Значок Apple в верхнем левом углу экрана вашего Mac.
  2. Выбрать Системные настройки… из выпадающего меню.

  3. Нажмите на ICloud в окне настроек.
  4. Нажмите на Параметры рядом с iCloud Drive.

  5. Установите флажок рядом с рабочий стол Папки с документами.
  6. Нажмите на Готово в правом нижнем углу окна.

Ваши файлы и папки будут добавлены в iCloud, где вы сможете получить к ним доступ со своего iPhone или iPad с помощью приложения «Файлы», другого Mac или даже компьютера через iCloud Drive или iCloud.com.

Как получить доступ к рабочему столу и папке с документами на iPhone и iPad в приложении «Файлы»

После сохранения рабочего стола и папки «Документы» в iCloud вы можете получить к ним доступ и даже редактировать их на своем iPhone или iPad.

  1. открыто приложение Файлы на вашем iPhone или iPad.
  2. Нажмите рабочий стол или же документы папка.
  3. Нажмите файл ты хочешь открыть.

Вы даже можете редактировать некоторые документы прямо в приложении «Файлы», не открывая другое приложение.

Как удалить файлы рабочего стола из iCloud Drive

Всякий раз, когда вы перемещаете файл со своего рабочего стола в другое место на вашем Mac, например, в папку, хранящуюся на вашем компьютере или в Dropbox, он будет перемещен в новое место и удален с iCloud Drive и больше не будет доступен с других ваших устройств.

Все, что вам нужно сделать, это перетащить его с рабочего стола в новое местоположение, отличное от iCloud. Вы увидите всплывающее окно с просьбой подтвердить изменения. Нажмите переехать продолжать.

Как остановить синхронизацию рабочего стола и папки с документами на iCloud Drive на вашем Mac

Если вы решите, что синхронизация рабочего стола и папки «Документы» не для вас, вы всегда можете вернуться к старому способу, отключив функцию синхронизации.

  1. Нажми на Значок Apple в верхнем левом углу экрана вашего Mac.
  2. Выбрать Системные настройки… из выпадающего меню.

  3. Нажмите на ICloud в окне настроек.
  4. Нажмите на Параметры рядом с iCloud Drive.

  5. Снимите флажок рядом с рабочий стол Папки с документами.
  6. Нажмите на Готово в правом нижнем углу окна.

Имейте в виду, что отключение рабочего стола Синхронизация документов с iCloud не означает, что ваши файлы автоматически вернутся в исходное местоположение. Они по-прежнему будут доступны на вашем диске iCloud в документы а также рабочий стол папки. Вам придется вручную переместить содержимое обратно на локальный диск вашего Mac из iCloud, чтобы вернуться к тому, что было до включения рабочего стола. Синхронизация документов.

Любые вопросы?

У вас есть вопросы по синхронизации рабочего стола и папки «Документы» в iCloud? Оставьте их в комментариях, и я помогу вам.

Обновлено января 2019 года: Добавлено примечание о том, как вернуть файлы в локальные папки «Рабочий стол» и «Документы» на Mac после отключения рабочего стола. Синхронизация документов с iCloud.

Резервное копирование: полное руководство

  • Резервное копирование: полное руководство
  • Лучшие сервисы резервного копирования и программы для вашего Mac
  • Лучшие приложения облачных сервисов для вашего iPhone и iPad
  • Как сделать резервную копию вашего Mac
  • Как сделать резервную копию вашего iPhone и iPad
  • Как сделать резервную копию вашего Apple TV
  • Как сделать резервную копию ваших Apple Watch
  • Как восстановить ваш Mac из резервной копии
  • Как восстановить ваш iPhone или iPad из резервной копии
  • Как восстановить Apple Watch из резервной копии
  • Как восстановить ваши файлы, когда у вас нет резервной копии

Рабочее место — это законно принадлежащее вам на работе пространство. Если оно удобно, то станет для вас любимым «уголком вдохновения», а если нет — ненавистной тюрьмой. Превратить обычное рабочее место в любимое и удобное рабочее — не так сложно, как кажется.

Удобный рабочий стол — это полдела в организации рабочего места. Такой стол должен быть достаточно большим, чтобы места хватало не только вашему компьютеру, но и всем необходимым вещам. А еще компьютерные столы обязательно должны быть с полочками для клавиатуры и системного блока. Лучше всего, если рабочий стол сделают на заказ, тогда вы сможете снабдить его хоть подставкой для ног, хоть ящиком для косметики.

Правильный стол всегда выбирает удачное место — то, где вы чувствуете себя спокойно и уверенно. Самое некомфортное, что можно придумать — это сесть спиной к двери. Вам придется оборачиваться на любой шум. И даже отучившись от привычки вертеть головой, подсознательно вы все равно будете настороже — не так-то просто сидеть спиной к возможному источнику опасности. Впрочем, находчивые жители офисов в таких случаях устанавливают над монитором небольшое зеркальце «заднего вида».

Екатерина Мелешенко, специалист по работе с персоналом Новосибирского филиала ОАО «АльфаСтрахование»: «Сотрудники нашей компании имеют возможность организовывать и улучшать свои рабочие места по своему вкусу (расстановка столов, индивидуальный выбор канцелярских принадлежностей). Каждый отдел оснащен новой офисной мебелью, современным оборудованием и кондиционерами. Во многих кабинетах есть комнатные растения — это оживляет атмосферу и украшает офис. Также для удобства сотрудников в холле расположены мягкие диваны, работает кофейный автомат».

Крайне неудачен вариант, когда за спиной одного сотрудника располагается стол другого. Вообще на нервы действует любая расстановка столов, при которой коллегам видны флэш-мультики или пасьянсы на экране вашего монитора. Некоторые начальники специально ставят столы в офисе таким образом, чтобы контролировать подчиненных. Результатом этого станет постоянная текучка нервно ослабленных сотрудников.

В идеале за спиной человека должна быть стена, при этом желательно, чтобы окно было слева или прямо перед вами. Но стен на всех не напасешься, поэтому ситуацию спасут перегородки. Минус у них то же, что и плюс — сквозь них ничего не видно, а замкнутое пространство психологически утомляет. Если вы вынуждены работать именно в таких условиях, постарайтесь создать иллюзию пространства — повесьте перед собой картину с пейзажем или фотографию с изображением моря.

Ваш электронный визави

С компьютером мы проводим больше времени, чем со своей второй половиной, поэтому так важно найти с ним взаимопонимание. А это значит в идеале — иметь жидкокристаллический монитор, лазерную мышку, а также эргономичную клавиатуру. Все эти удобные предметы позволяют меньше утомляться глазам и рукам. К работе на эргономичной клавиатуре с разделенными на две половины клавишами, конечно, придется некоторое время привыкать. Зато ваши запястья скажут вам спасибо. Хорошо помогает от переутомления руки также коврик со специальным бугорком для запястья. ЖК-монитор безопасен для зрения, однако излучение от такого монитора все же есть. В основном оно направлено вверх и назад. И если ваши коллеги сидят ближе, чем в полутора метрах от вашего компьютера, то поглощать излучение приходится именно им.

В полной мере безопасность рабочего места может обеспечить только начальство. И не за счет того, что не будет вас дергать, а за счет закупки сертифицированной техники и затрат на ее заземление. По словам специалистов по охране труда, отсутствие заземления — одно из самых частых нарушений в офисах. А из-за этого нарушения создается сильное электромагнитное поле. На практике оно вызывает стрессы, усталость, сонливость и головную боль еще быстрее, чем вредные коллеги и тяжелый офисный труд.

Компьютер — вещь особая и любит располагаться на столе с удобствами. Монитор должен находиться напротив ваших глаз или чуть ниже на расстоянии примерно 50 — 60 см. Клавиатура обязательно должна стоять на специальной подставке под крышкой стола. Если у вас нет компьютерного стола, отрегулируйте высоту стула так, чтобы при работе на клавиатуре локти были согнуты под прямым углом, иначе рискуете заработать заболевания суставов.

Кстати, специальный крутящийся стул — также обязательный атрибут удобного рабочего места. Очень хорошо, если такой стул имеет удобный изгиб на спинке под форму позвоночника, такой изгиб можно создать с помощью мягкого валика. Если вы сидите на обычном стуле без колесиков, то можно сделать его удобнее, подложив упор под задние ножки стула — сидеть на наклонной поверхности очень полезно. И пусть коллеги смеются над вашими валиками и подставками — смех продлевает жизнь.

Ну и наконец, человеку нужен воздух. Современные офисы оборудованы кондиционерами, но за комфортную температуру в любое время года приходится платить прежде всего недостатком кислорода. Во-первых, кондиционер не втягивает воздух с улицы, как многие думают, а гоняет его внутри помещения. Во-вторых, кондиционер сушит воздух и уничтожает в нем так называемые аэроионы, а все это делает прохладную струю безжизненной. Говорят, что лабораторные мыши от такого воздуха сдыхают за несколько дней. Офисные работники, конечно, выносливее, но все же открывайте форточку почаще!

Под надзором государства

Удобство наших кресел и степень дружелюбия наших мониторов оценивает трудовая инспекция и санэпиднадзор. Чтобы понять, строго ли осуществляется такой контроль, достаточно вспомнить, сколько раз приходилось видеть офисы с сидящими друг на друге сотрудниками и отсутствием даже намека на комфорт. Впрочем ситуация постепенно меняется, ведь сегодня организации, прошедшие аттестацию в центре охраны труда, получают льготы при выплате налогов. И только такие организации имеют возможность выходить со своими товарами и услугами на международный рынок.

Аттестовать рабочие места можно, обратившись в центр охраны труда. Здесь проведут измерение освещенности на рабочем месте, определят уровень шума, вибрации, частоту пульсации освещения, параметры электромагнитного поля, оценят расположение компьютерных столов. На основании всех этих признаков определяется класс условий труда и проводится аттестация. Если параметры не соответствуют нормативам, то сотрудникам придется мучиться еще 5 лет, пока длится отведенный на улучшение условий труда срок. Специалисты из центра охраны труда говорят, что если бы санитарные нормы везде соблюдались, то профессиональных заболеваний стало бы на порядок меньше.

Отдых на рабочем месте

На хорошем рабочем месте сотрудник не засиживается сверхурочно. А все потому, что хорошее рабочее место помогает делать все быстро и в срок. Оно оборудовано всем необходимым — от телефона до аськи на компьютере. Вопреки мнению некоторых работодателей, ICQ нужна не для знакомств с арабскими мачо, а для оперативной и бесшумной связи с коллегами. Нельзя жалеть денег на удобные мелочи вроде отрывных блокнотов, стикеров, папок, портфолио, подставок под диски. Важно продумать расположение шкафов, стеллажей, ксерокса в офисе. Если по дороге к шкафу вы каждый раз роняете лимонное дерево или стул с возмущенным коллегой, пора передвинуть мебель!

Павел Тибеньков, руководитель PR-отдела ООО «СВсофт Новосибирск»: «Чтобы люди хорошо работали, нужно обеспечить им необходимые удобства. Например, у нас есть потребность проводить кратковременные собрания в течение рабочего дня. Для этого используется проектор, доска, на которой можно рисовать, а потом с нее распечатывать записи. Индивидуальные рабочие места разделены перегородками с тонированными стенками. Удобно оборудованные помещения позволяют рационально использовать рабочее время».

Также важно предусмотреть зоны отдыха в офисе или за его пределами. Если расположить столик, диваны, кресла, чайник, посуду, холодильник в отдельной комнате, то «перекусы» коллег будут отвлекать куда меньше, чем их жевание прямо за соседним столом.

Приятную атмосферу в офисе легко создать с помощью изящных деталей интерьера — фотографий, картин, плакатов, аквариума. Очень важно выращивать в офисе растения, причем более благоприятны для человека не колючки и кактусы, а растения с мясистыми листьями и всевозможные вьюны. О комфорте на рабочем месте стоит позаботиться и каждому самостоятельно — поставить любимую фотографию на рабочий стол, посадить на монитор смешного чудика или повесить на свою перегородку лозунг в духе: «Работа не волк». Вложите душу в свое рабочее место, и оно вам ответит взаимностью!

Прежде чем читать эту статью — окиньте взглядом своё рабочее место. Скорей всего, здесь вы проводите около 8-ми часов ежедневно с понедельника по пятницу, и, вряд ли когда-нибудь задавались вопросом «как окружающие меня предметы влияют на мою эффективность?». Дело в том, что современному человеку доступна масса принадлежностей, которые якобы должны помогать в организации рабочего процесса. Мы клеем стикеры с напоминаниями, раскладываем документы в специальные папки и делаем пометки разноцветными фломастерами, т. е. вроде бы используем все подручные средства по назначению, но всё равно умудряемся «закопаться» в делах. Без сомнений, многое зависит от умения грамотно планировать ваше рабочее время, но не менее важным является то, как вы организовали пространство на рабочем столе. Сегодня мы поговорим о том, как выглядит идеальное рабочее место.

Hабочий стол эффективного сотрудника

Прежде всего, рабочее место должно быть физически комфортным — от этого зависит, насколько быстро вы будете уставать. Монитор должен находится на расстоянии 40–45 см от глаз, кресло должно быть с удобной опорой для спины и регулироваться по высоте вашего роста. Немаловажным фактором влияющим на производительность вашего труда является освещение. В идеале, для того, чтобы глаза не уставали, оно должно быть естественным. Если такой возможности нет — в помещении должно быть освещение близкое к дневному. Итак, с основными правилами все понятно, дальше рассмотрим, что же в идеале должно находится на рабочем столе.

Планировщик

Не нужно иметь глубоких познаний в области тайм-менеджмента, чтобы понимать, что грамотное планирование является важным инструментом эффективной работы. Развитие технологий для бизнеса стремительно вытесняет из обихода бумажные планировщики и ежедневники. Всё большее количество людей отдает предпочтение специальным приложениям. Но остаются немалый процент тех, кто по старинке записывает список дел и встреч на бумаге. Если вы один из таких людей — расположите планировщик в правом дальнем углу от вас. Таким образом, вам не нужно будет держать в голове лишнюю информацию или рыться в ворохе бумаги с целью «подсмотреть» намеченные дела. При правильном расположении планировщика — вам достаточно будет бросить взгляд и освежить в памяти план действий. Список задач, который постоянно находится у вас наведу будет служить дополнительной мотивацией в течении дня.

Лоток для документов

Если отказаться от бумажных планировщиков — личное решение сотрудника, то печатные документы — часть внутренней политики и специфики компании. Одни ведут документооборот в электронном виде, другие — хранят распечатки важных документов. Для того, чтобы не закопаться в бумажках — выберите те, которые связаны с текущими проектами. Храните их в специальном лотке для документов. Лучше всего расположить его в левом дальнем углу стола. Документы, которые не пригодятся в ближайшее время — отсортируйте и сложите в ящик стола. Часто офисные сотрудники хранят бумаги на случай «вдруг понадобится». Чтобы не засорять ящик стола — сканируйте такие документы и сохраните в компьютере.

Стикеры

Излюбленным помощником офисных сотрудников являются стикеры. Яркие бумажки наклеенные на монитор служат своеобразными шпаргалками, которые напоминают о важных заданиях. Однако, чтобы иметь профит — использовать их нужно очень дозировано. Если стикеров много — они не работают. Поэтому пишите на них только важные краткосрочные задания и выбрасывайте как только дело сделано.

Ручки

Ручки, карандаши и текстовыделители — фетиш офисных рабочих. Они покупают, собирают их на всевозможных выставках и мероприятиях. В итоге, распространена ситуация, когда эти канцелярские принадлежности разбросаны по всему рабочему столу и ящикам. При этом, чаще всего используется всего несколько. Вот эти несколько штук и стоит оставить на столе. Сложите их в подставку для ручек и поставьте справа, рядом с планировщиков, чтоб в случае необходимости вам было удобно делать пометки.

Личные вещи

Ситуация с личными вещами на рабочем столе весьма неоднозначна. С одной стороны, семейные фотографии и сувениры создают уют на рабочем столе. А когда человеку комфортно — он работает лучше. С другой стороны — эти предметы не несут никакой функциональной нагрузки и могут даже отвлекать. Поэтому тут важно найти золотую середину. Внимательно посмотрите на личные вещи на вашем столе и оставьте три, которые для вас наиболее значимы. Самое оптимальное место для личных вещей — это левая сторона стола, там же лучше класть мобильный телефон.

Итак, мы рассмотрели с вами основные правила организации рабочего места. Надеемся, наши советы помогут повысить вашу эффективность в течение дня!

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *