GTD, что это?

GTD (Getting Things Done) — это система тайм-менеджмента, разработанная американским специалистом по продуктивности Дэвидом Алленом. В ее основе лежат два принципа:

  1. Хранить текущие дела не в голове, а на каком-нибудь внешнем носителе: в блокноте, ежедневнике или электронном органайзере.
  2. Использовать не спонтанное планирование, а продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.

Эти принципы помогают взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.

Впервые система GTD была описана Дэвидом Алленом в 2001 году в одноименной книге «Getting Things Done» («Доведение дел до конца»). Книга почти сразу стала бестселлером и полностью изменила прежние подходы к тайм-менеджменту. Она выдержала множество переизданий на 23 языках, а журнал «Time» (самый популярный в США) назвал ее лучшей бизнес-книгой десятилетия.

У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, из-за чего иногда возникает путаница с терминологией. Мы рекомендуем перевод Юлии Константиновой.

Система GTD базируется на трех моделях:

  • Управление рабочим процессом.
  • Шесть уровней обзоров.
  • Естественное планирование.

Рассмотрим их по порядку.

Управление рабочим процессом

Управление делами в GTD состоит из пяти фаз:

1. Сбор входящих. Всю более или менее важную входящую информацию (задачи, идеи, проекты) необходимо сразу же фиксировать и записывать. Это освобождает нас от необходимости держать всю эту информацию в голове, а во время следующей фазы («Сортировки») мы сможем принять взвешенное решение по каждому делу.

Для фиксации входящих можно использовать любые накопители информации («инбоксы»): блокнот, программу-органайзер, диктофон, лотки для бумаг и т. д. Главное, чтобы они регулярно опустошались, а их содержимое обрабатывалось.

2. Обработка и сортировка. Для сортировки входящей информации используется следующий алгоритм:

Сортировка входящих задач в GTD

Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце.

3. Организация работы (списки). Для управления делами в GTD используют 8 списков (чаще всего работать приходится с первыми двумя):

  • «Проекты»: дела, для выполнения которых требуется больше одного действия. Например: ремонт на кухне, создание сайта, подготовка к празднованию Нового года. Иными словами, это все краткосрочные результаты, которых необходимо достичь.
  • «Следующие действия»: одиночные задачи и первоочередные шаги для дел из списка «Проекты». Для удобства их обычно группируют по контекстам («Дела по дому», «Магазин», «Офис», «Звонки»).
  • «В ожидании». Здесь хранятся дела, которые пока не требуют активных действий: делегированные кому-то задачи или задачи, требующие появления каких-то особых условий.
  • «Может быть / когда-нибудь»: дела, мечты и желания, которые пока не актуальны. Например: записаться на курсы рисования, съездить в Прагу, прочитать какую-нибудь книгу.
  • «Календарь». Сюда заносятся только «жесткие задачи» — дела, которые нужно выполнить в определенный день или в определенное время. Остальные дела рекомендуется держать в списке «Следующих действий».
  • «Документы и информация»: идеи, заметки, справки, документы и тому подобное. Система хранения информации должна быть логичной и интуитивно понятной. Сегодня такие хранилища удобнее создавать на компьютере или в специальных онлайн-сервисах, вроде Evernote.
  • «Долгосрочные цели и ценности». С этим списком периодически сверяются в процессе планирования.
  • «Материалы по проектам»: планы, графики, справки, организационные диаграммы и прочая информация, необходимая для выполнения задач.

4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.

  • Ежедневно (несколько раз в день): выполнять задачи из списков «Следующие действия» и «Календарь» и своевременно отмечать их выполнение.
  • Как можно чаще: просматривать список «Проекты», добавлять в него новые проекты и при необходимости дописывать к проектам следующие действия.
  • Еженедельно: проводить ревизию основных списков и поддерживать их в актуальном состоянии. Вот так выглядит список рекомендуемых мероприятий для еженедельного обзора:
Чек-лист еженедельного обзора в GTD

О некоторых других обзорах читайте в следующем разделе.

5. Выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил.

Шесть уровней обзоров

Эта модель помогает правильно расставлять приоритеты и приводить текущие дела в соответствие с долгосрочными целями. В GTD выделяют шесть уровней обзоров, которые следует проводить с определенной регулярностью:

Шесть уровней обзоров в GTD
  1. Текущие дела (ежедневно). Все дела, которые нужно выполнить в настоящее время: купить продукты, позвонить клиенту, полить клумбу и т. д.
  2. Текущие проекты (еженедельно). Результаты, которых мы хотим достичь в ближайшее время: посетить врача, переехать в новый офис, отремонтировать гараж, съездить на конференцию.
  3. Сферы жизни и текущие обязанности (ежемесячно). Сюда выходят здоровье, финансы, семья, быт, должностные обязанности (например, увеличение продаж), саморазвитие, творчество и тому подобное. Этот обзор помогает по-другому взглянуть на свои проекты и добавить то, что по какой-то причине было упущено.
  4. Цели на ближайшие 1–2 года (ежеквартально). Результаты, которых мы хотим достичь в разных сферах жизни за это время.
  5. Цели на 3–5 лет (ежегодно). Цели, которые подразумевают глобальные изменения в жизни или в работе.
  6. Вся жизнь (ежегодно или реже). Это ответы на глобальные вопросы: «Для чего я живу?», «Какую пользу приносит людям моя компания?», «Какова моя главная цель?». Ответы помогают правильно сформулировать долгосрочные цели и выбрать средства для их достижения.

Наводить порядок в своей жизни Дэвид Аллен рекомендует с нижних уровней, то есть с текущих дел и проектов. Это позволяет «освободить голову» для решения более глобальных проблем.

Естественное планирование

Эта модель предназначена для эффективного планирования и принятия правильных решений. «Естественной» она называется потому, что именно по такому алгоритму наш мозг обычно и принимает решения.

Этапы естественного планирования в GTD

Естественное планирование состоит из пяти этапов:

  1. Определение целей и принципов. Зачем все это делать? В чем цель этой деятельности? Каких принципов (стандартов) я собираюсь придерживаться для ее достижения?
  2. Видение результатов. Каким я вижу результат проекта в случае его успешного завершения?
  3. Мозговой штурм. Собрать как можно больше идей, касающихся проекта.
  4. Организация. Составить план достижения цели: определить этапы работы, подпроекты, последовательность действий, приоритеты и т. п.
  5. Следующее действие. Каким будет первый шаг? Определить дальнейшие действия по проекту или по каждой из его составляющих.

(Более подробно об этапах естественного планировании мы рассказываем в отдельной статье).

Модель естественного планирования подходит и для крупных, и для маленьких проектов: вся разница лишь в уровне детализации. Например, для простых дел достаточно сформулировать желаемый результат и записать первое действие. По мнению Аллена, детализировать проект нужно ровно настолько, чтобы его можно было смело выбросить из головы.

Это было лишь краткое описание основных элементов GTD. В действительности это очень мощная и продуманная до мелочей система. Она включает в себя множество инструментов, приемов и техник и фактически претендует на статус жизненной философии.

Однако система редко используется в чистом виде (точь-в-точь как у Дэвида Аллена). Обычно каждый человек хоть немного, но подстраивает ее под себя: использует свой алгоритм обработки входящих, свою систему списков или свою систему обзоров. Кроме того, в разных органайзерах элементы GTD могут быть реализованы по-разному.

В целом же система GTD оказала огромное влияние на облик современного тайм-менеджмента. Многие ее принципы и техники («освобождение головы», обработка входящих, обзоры) сегодня стали общепризнанными, а системы, которые появились позднее (например, Agile Results), так или иначе, опираются на элементы GTD.

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

1. Cбор.

2. Обработка.

3. Организация.

4. Обзор.

5. Действия.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Сбор

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

• Вы ничего не забудете,

• Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе «Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера «Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Схема методологии GTD

Берем очередной верхний элемент корзины «Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.

Если же элемент корзины «Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) «Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, «перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Проекты

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster есть контакты, по которым Вы можете вести списки задач.

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

На странице «Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.

Обзор

Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если Вы хотите выполнить очередную задачу из списка, Вы берете самую важную задачу из списка, которую Вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.

Действия

Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.

Инструменты

В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.

Лотки, стол, бумага

Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток «Входящие”, то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.

Программное обеспечение для GTD

Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, — это электронные органайзеры. Если органайзер позволяет создавать список задач, сортировать задачи в списке в любом порядке, разбивать задачи по папкам (или контекстам, категориям, кайросам, меткам, что одно и то же), вести календарь.

Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.

Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна Вам из дома, офиса и любой точки мира.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач «с высоты полета”:

1. текущие дела;

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

6. жизнь.

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *